仕事のパートナー（相方）と効率よく作業を行うコツ【仕事術】

皆様は、これまで仕事を一緒にしている相方と
作業分担する比率やフォローのタイミングに困った経験はないでしょうか？

私も同じ経験をして、
「どうしても時間が後へとずれてしまい作業終了が遅れてしまう」

このようなことが度々ありました。

ここで、どうしても相方側の作業ペースや終了時間をコントロールしようとしてしまい、
失敗や仲が悪くなるという、にがい経験があります。

しかし、あるパートナーとの出会いで、
作業ペースや終了時間を気にするのではなく、
自分の作業ペースから逆算した作業終了時刻を把握し、

「フォローに入れるタイミングを発信する（伝える）だけ」

で作業効率が上がり、
一緒に目標時間内に作業を終えることができるようになりました。

そこで、自分が学んだ相方とのコミュニケーションをとるコツと、
なぜ作業効率が上がったのかについて、お伝えしたいと思います。

 

1.相方とコミュニケーションをとるコツ

〇 自分の仕事量と、フォローに入れる時間を伝えるだけでよい

このコミュニケーションのコツに気づけたのは、
気遣いのよい相方がいつも自ら情報発信をしてくれていたからです。

私が相方から受けとっていた発信は、
いつもその日の「自分に割り振られている仕事量」と
「その仕事を終了する時間」です。

この2点の情報をうけとると

「私自身の計画が立てやすくなる」

こういう体験を、いくどとなくすることができました。

この体験を元に
私も「自分の割り振られている仕事量」と
「フォローに入れる時間」だけを伝えるようにしました。

すると、うまく仕事を合わせられなかった相方から、

「この時間からフォローしてください」

と発信を受け取ることができるようになり、
さらに、自身の計画が立てやすくなるという効果が出ました。

× 相方側の作業ペースや終了時間をコントロールしようとしてはいけない

他人を変えることはできないということはよく言われています。

私は前職で仕事を渡されるときに目標時間をいつも書かれていたのですが、
目標時間を達成できても満足感がほぼなく、
逆に時間を過ぎてしまったときのストレスが際だっていた印象が強かったです。

つまり、相方側の作業ペースや終了時間をコントロールしようとすると、
相方にとってはストレスになり、うまくコミュニケーションがとれなくなる原因になります。

 

2.作業効率が上がった要因

2.1.自分の作業時間は短く変えることが出来る

自分の作業時間は変えられます。

 仕事を早くこなすコツをお教えします。
この仕事を1 時間で終わらせる」というように仕事の処理時間を先に決めるのです。

（引用元：｢1日30分｣を続けなさい！Kindle版: 人生勝利の勉強法55（古市幸雄　著））

「この仕事を1時間で終わらせる」というように
仕事の処理時間を先に決めると
その時間に仕事が終わるように習慣が身についてきます。

2.2.お互いが時間を確認するようになる

フォローに入れる目標時間というのは、作業前に相手に伝えることになります。
よって、目標時間をお互いが確認でき、時間を管理する習慣が身につきます。

2.3.相方がフォローを受けたい仕事を選べる

相方側から自身が時間のかかる、苦手な仕事をアウトプットしてくれるので、
お互いが長所となる仕事に集中できるようになります。

以上から、自身の仕事量と、フォローができる（時間に余裕ができる）目標時間。この2つを伝えることで、お互いの作業ペースや時間配分が自身でコントロールできるようになり、作業効率があがっていきます。

 

3.まとめ

自分の仕事量とフォローに入れるタイミングを伝えるというのは、
私も最初慣れなかったのですが、一度伝えておくと時間配分がお互いに楽になってきます。

これを続けることで、互いに集中できる時間を増やし、作業効率を上げていきましょう。

最後までご一読いただき、ありがとうございました。